Uno de los retos a los que te enfrentas como líder de un equipo de ventas/admisiones es el de administrar de manera eficiente la base de datos de tus clientes potenciales. Entre hojas de Excel, correos electrónicos y notas personales, es muy complejo dar seguimiento a volúmenes grandes de clientes, y es aún más complejo dar un seguimiento personalizado. En un mundo lleno de información, dar una atención personalizada puede marcar la diferencia entre conservar al cliente o pederlo con la competencia.
Es por ello que para maximizar tu tasa de conversión de cliente a venta, es muy importante que puedas administrar a tus prospectos de manera sencilla, conocer en qué etapa de la venta se encuentran, mandarles información personalizada y generarles una experiencia única para incrementar su interés por tu escuela.
Deja las hojas de Excel a un lado y apóyate de la tecnología para alcanzar tus metas de ventas e inscripciones. En este artículo vas a aprender cómo administrar mejor a tus clientes con el uso de un CRM.
¿Qué es un CRM?
Un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que te permite almacenar en la nube la información más relevante de tus prospectos, en él puedes conocer detalles como;
- El historial de correos que has intercambiado con tu cliente,
- Las tareas y recordatorios que has agendado,
- Las notas de seguimiento de tu cliente,
- El estado de tus clientes en tu embudo de venta,
- La campaña de marketing por la cual llegó a tu escuela, entre varios otros.
Todo esto, lo puedes ver de una manera intuitiva en tan solo un par de clicks.
Envío de correos electrónicos y diseño de plantillas
Uno de los beneficios del CRM es que puedes ver todo el historial de correos electrónicos que has intercambiado con tu cliente en orden cronológico, lo que te permite ser más eficiente y ahorrar tiempo, esto es crucial cuando tienes una base de datos robusta. Si no estás utilizando un CRM, seguramente tienes que filtrar cientos de correos cuando quieres buscar una cadena de correos de un cliente en especial, esto no es muy útil, especialmente en periodos altos de inscripciones.
Por otro lado, puedes evitar tareas repetitivas como mandar cientos de respuestas de manera manual. En tu CRM puedes crear y almacenar plantillas con las respuestas más frecuentes que envías a tus prospectos, personalizar encabezados y nombres de manera automática con los campos dinámicos del CRM. Puedes diseñar un número ilimitado de respuestas para que envíes comunicación personalizada a tus prospectos en tan solo un par de clicks.
Reportes y medición de desempeño
Como tomador de decisiones, una de tus prioridades es recabar datos duros que te permitan tomar decisiones informadas. A través de tu CRM puedes diseñar distintos Dashboards o tableros que te permitan visualizar la información más relevante del desempeño de tu equipo de admisiones/ventas y de tus campañas de marketing.
En tus tableros puedes consolidar gráficas de;
- Número de inscritos del año corriente VS el año anterior.
- Número de cartas de admisión emitidas en el mes VS target.
- Número de cartas de admisión aceptadas.
- Inscripciones generadas por mes.
- Costo por estudiante inscrito
Las posibilidades son infinitas, un buen CRM te permite personalizar toda tu información para una mejor toma de decisiones.
¿Cuál es el CRM ideal para ti?
Hay varios CRM en el mercado que ofrecen distintas herramientas de seguimiento de clientes, reportes y automatización de tareas. Lo recomendable si estás pensando implementar un CRM por primera vez es iniciar con las versiones de prueba gratuitas para que conozcas cuál se ajusta más a tus necesidades y cuales se integran mejor tus recursos digitales como tu sitio web, tus sistemas de chat, tu programa de envío de correos masivos o tus campañas de pago por click.
En mi experiencia administrando estrategias de marketing y ventas para instituciones educativas, he trabajado con distintos CRMs, el que te recomiendo por su funcionalidad, integración con otras plataformas y costo-beneficio es:
Hubspot es un CRM gratuito y bastante intuitivo, es ideal tanto para equipos pequeños como equipos robustos de admisiones y ventas. Literalmente puedes tener tu CRM listo para utilizar en cuestión de minutos. Su interfaz es intuitiva y no requiere de conocimiento en programación para personalizar la información que quieres consolidar de tus clientes.
Hubspot ofrece el CRM gratuito de por vida y ofrece herramientas más robustas de marketing y ventas en sus versiones pagadas. Si necesitas tareas más complejas como automatizar flujos de trabajo, enviar campañas masivas de marketing, vincular tus campañas de pago por click y redes sociales, obtener reportes de ventas, la licencia pagada es ideal para ti.
Hubspot es una de las herramientas más utilizadas en el mundo y cuenta con distintas integraciones con otros software y plataformas, lo cual puede ser muy útil al momento de vincular la plataforma con otros sistemas dentro de tu escuela.
Puedes comenzar a utilizar la versión gratuita de Hubspot dando click aqui
Conclusión.
Alcanzar la productividad es uno uno de los objetivos más importantes para tu equipo de ventas/admisiones. Asegúrate de tener las herramientas indicadas para hacer tu trabajo más eficiente y a su vez, que te permita brindarle a tus clientes una atención personalizada.
